Segnalazioni Whistleblowing

Chi può inviare una segnalazione?

Sono legittimati ad inviare una segnalazione al Gruppo Gardant, i "Destinatari" come meglio specificati nel Regolamento in materia di Segnalazione di Comportamenti Illegittimi (whistleblowing) e/o nei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex-D. Lgs. 231/2001, e, quindi, i membri degli Organi Sociali, i dipendenti, i consulenti, i collaboratori, gli agenti, i partner, i fornitori, i procuratori ed in genere tutti i soggetti terzi che agiscono per conto della Società..

È possibile inviare una segnalazione anonima?

Il sistema consente di inviare due tipi di segnalazione: 1) “riservata”, con registrazione dei dati anagrafici del segnalante (per le segnalazioni da parte di soggetti esterni al Gruppo Gardant è l'unica modalità possibile); 2) “anonima”, senza alcuna registrazione dei dati anagrafici del segnalante. Nel primo caso, comunque, i dati personali del segnalante sono cifrati e visibili dal Responsabile whistleblowing della Società solo su successiva autorizzazione diretta da parte del segnalante stesso.. Tuttavia, anche in caso di segnalazione anonima, esiste la possibilità di richiedere, in seconda istanza, al segnalante di rivelare la propria identità, a seguito di esplicita richiesta da parte del Responsabile whistleblowing (es. nell’ambito di procedimenti giudiziari). In quest’ultimo caso e anche nel caso di invio di una segnalazione nominativa, il Gruppo ha previsto e garantisce tutti gli aspetti di riservatezza e sicurezza nella protezione dei dati personali e nel trattamento delle informazioni, attraverso l’adozione di protocolli sicuri per i contenuti delle segnalazioni.

Quali sono le situazioni che possono essere segnalate?

La segnalazione può trarre origine da qualsiasi azione o omissione, compiuta dal Personale del Gruppo (così come definito nel Regolamento in materia di Segnalazione di Comportamenti Illegittimi) avvenuta nello svolgimento dell’attività lavorativa (o che abbia un impatto sulla stessa), che arrechi o che possa arrecare danno o pregiudizio al Gruppo e/o al suo Personale. Le segnalazioni possono, quindi, riguardare comportamenti illeciti commissivi o omissivi, rischi, reati o irregolarità che possano essere ricondotti a violazioni o tentativi di violazione, anche sospette, delle disposizioni legislative richiamate dal Decreto Legislativo n. 231/2001, dei principi sanciti nel Codice Etico e di Comportamento , delle procedure, delle policy e delle regole del Gruppo in generale, quali, a mero titolo di esempio non esaustivo, ipotesi di corruzione per l’esercizio della funzione, di corruzione per atto contrario ai doveri d’ufficio, di abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato per ottenere vantaggi privati, di irregolarità contabili, di false dichiarazioni, di violazioni delle norme ambientali e di sicurezza sul lavoro, di demansionamenti, di assunzioni non trasparenti, di situazioni di conflitti di interesse reali o potenziali per cui non è stata effettuata un’adeguata disclosure da parte dei soggetti coinvolti e che possono avere conseguenze sulla loro imparzialità/indipendenza di giudizio o sul buon andamento delle Società del Gruppo,  ecc. Le segnalazioni possono, altresì, riguardare casi, anche sospetti o tentati, di mobbing, di molestie sessuali e casi di violazione della normativa sulla privacy. Tutte le segnalazioni devono esser rese in buona fede.

Che cosa si intende per segnalazione circostanziata?

Si considera “circostanziata” la segnalazione che permette di individuare, in modo sufficientemente dettagliato (anche con l'eventuale supporto di documenti), gli elementi oggettivi che consentono di avviare un’istruttoria, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: modalità e finalità della condotta o dell’illecito, periodo di riferimento temporale della condotta, attori coinvolti, modalità di elusione del sistema di controllo, copia della documentazione citata, ecc. Per effettuare una segnalazione, non è comunque necessario che il segnalante disponga di prove della condotta illecita; tuttavia, deve disporre di informazioni sufficientemente specifiche che ne facciano ritenere ragionevole l’invio.

Che cosa si intende per segnalazione in malafede?

Per segnalazione in “malafede” si intende qualsiasi segnalazione falsa e/o priva di fondamento, fatta con dolo o colpa grave al solo scopo di danneggiare (o altrimenti arrecare pregiudizio) i soggetti segnalati, o di trarne, direttamente o indirettamente, un mero beneficio personale o nell’interesse di terzi. Una segnalazione circostanziata ma erronea, effettuata dal segnalante con la franca convinzione di agire in maniera corretta, non si considera effettuata in “malafede”.

È possibile allegare documentazione alla segnalazione?

Sì. Tuttavia, non sono presi in considerazione documenti, foto, video, registrazioni audio che possano rappresentare una violazione della privacy, della riservatezza o di altro diritto personale, ovvero che abbiano contenuto diffamatorio/calunnioso.

Quando si considera inviata la segnalazione?

La segnalazione è correttamente inviata quando il segnalante, una volta completata la compilazione dei campi obbligatori previsti e accettata l’Informativa esposta di seguito, clicca sul pulsante “Invia Segnalazione” e visualizza un riquadro di conferma contenente le proprie credenziali generate automaticamente dal sistema, necessarie per seguire l’iter della segnalazione stessa e comunicare con il Responsabile whistleblowing. A seguito di questa azione, le informazioni inserite vengono criptate ed inviate.

Se il Segnalante non conclude il processo di compilazione cliccando sul suddetto pulsante non viene effettuata alcuna memorizzazione, perdendo così ogni informazione da lui inserita.

Quali sono le tutele per il segnalante?

Il Gruppo Gardant fa propri i principi contenuti nella “Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti” (art.54-bis co.1 del D.Lgs. n. 165/2001), garantendo, nei limiti delineati dallo stesso articolo e dall’art. 2043 del Codice Civile, l’autore della segnalazione da azioni sanzionatorie o da qualsiasi “misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia” e proteggendone il diritto alla riservatezza.

Perché è necessario il consenso del segnalante per la rivelazione della sua identità?

È stabilito dall’art. 54-bis, co. 2, del D.lgs. 165/2001 (“Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti”) che “Nell'ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il suo consenso, sempre che la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione, l’identità può essere rivelata ove la sua conoscenza sia assolutamente indispensabile per la difesa dell'incolpato.”

L’identità del segnalante può essere rivelata senza il suo consenso?

No. Per rivelare l’identità del segnalante occorre sempre il suo consenso, fatta eccezione per tutti i casi in cui le verifiche condotte a seguito della segnalazione ricadano nella fattispecie di indagini penali, amministrative o tributarie.

Chi esamina le segnalazioni e ne cura gli approfondimenti?

Il Responsabile delle segnalazioni whistleblowing della Società in cui è avvenuto/denunciato l'illecito esamina e cura gli approfondimenti della segnalazione e può avvalersi, nel corso dell’istruttoria, del supporto delle funzioni aziendali interne che ritiene opportuno coinvolgere ai fini di un’efficace/efficiente conduzione dell’indagine stessa, nonché condividere le risultanze con altri soggetti responsabili del sistema dei controlli.